Akademik Veri Yönetim Sistemi
Kamusal Alan Olarak Bilgi Merkezleri ve Yenilikçi Yaklaşımlar, Külcü Özgür,Çakmak Tolga,Eroğlu Şahika, Editör, HiperYayın, İstanbul, ss.221-261, 2017
Belge yönetimde üstverinin oluşturulması standart tanımlama alanlarının kullanımıyla değil standart varlık modelinin kullanımıyla gerçekleştirilmektedir. Bu araştırmadaki temel amaçlardan biri e-devlet üstveri modelinin oluşturulmasıdır. E-devlet üstveri modeli, kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen elektronik belgelerin standart bir prosedürle nitelendirilmesini kapsayan bir yapıyı içerisinde barındırması olarak ifade edilebilir. Araştırmadaki bir diğer amaç; elektronik belgelerin uzun süreli arşivlenmesi ile ilgili gereksinimlerden biri olan üstveri kavramının elektronik belge yönetimi boyutuyla analiz edilmesidir. Bu amaçlar doğrultusunda çalışmada kamu kurum ve kuruluşlarının kullandıkları üstveri ögelerinin neler olduğu incelenmiştir. Araştırmanın tasarımında nicel ve nitel analiz yöntemleri birlikte kullanılmıştır. Çalışma kapsamında kamu kurum ve kuruluşlarının kullandıkları üstverilerin neler olduğu ve bunu hangi yaklaşımla ürettikleri araştırılmıştır. Araştırma neticesinde edinilen ilk bulgular; belgelerde standart bir üstveri yaklaşımının olmadığı ve belgeler için üstverilerin isimlendirilmesinde sorunların yaşandığı yönünde olmuştur. Bu standart dışı yaklaşımlar belgelerin elektronik ortamda yaşam döngüsünü olumsuz yönde etkilediği gibi, belgelerin elektronik ortamda paylaşımı, dosyalanması, korunması, erişimi gibi konularda ileriki süreçlerde sorunlara da yol açabilecek niteliktedir. Elektronik ortamda yaşam döngüsüne başlamış olan belgelerin gelecekte nasıl erişileceği ve hangi yöntemlerle korunacağının belirlenebilmesi için belgelerin üretimine neden olan koşulların ve bu koşula bağlı unsurların ayrıntılı biçimde tanımlanması gerekmektedir. Elektronik belge yönetiminde üstveri, e-arşive açılan bir kapıdır. Bu araştırmadaki temel sorun olan üstverinin standart dışı kullanımı, sadece kamu kurum ve kuruluşları göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır. Ancak bu çalışma sonucunda ortaya çıkacak model bütün organizasyonlarda uygulamaya müsaittir. Araştırmaya yönelik bir başka sınırlılık araştırmaya tabi tutulan kurum ve kuruluşların verilerini paylaşmadaki isteksizlikleridir. Bu çalışmanın pratik çıktıları arasında EBYS’ler için standart bir üstveri setini ortaya çıkartmak, belge paylaşımı ve uzun süreli elektronik arşivleme ile ilgili üstverilerin misyonuna bağlı yol haritasını ortaya koymaktır. Bu çalışmadaki veriler e-devlet üstveri modelinin oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi başlıklı doktora tezine dayandırılmıştır.