Akademik Veri Yönetim Sistemi
II. Uluslararası Gelenekten Geleceğe Bilgi ve Belge Yönetimi Sempozyumu:Kalkınmada Veri, Bilgi, Bilişim ve Yönetişim, Çankırı, Türkiye, 26 - 28 Ekim 2023, ss.279-286, (Tam Metin Bildiri)
Özel arşivler, mevcut bilgileri destekleyen, kimi zaman da yeni sorularla geçmişi yeniden düşünmeye yol açan yapılarıyla, son dönemde eskisinden daha çok ilgi ve önem görmeye başladı. Bu ilgi ve önem, sosyal medyada, web sayfalarında, akademik çalışmalarda (makale, kitap, tez vb.) daha fazla özel arşivlerin ele alınması, erişime açılması ve araştırmalarda da kaynak olarak daha fazla özel arşiv malzemesinin kullanılmasıyla karşımıza çıkmaktadır. Diğer yandan özel arşivlere sahip kurumlar da farklı projelerle ve yeni çalışmalarla daha fazla arşivi kullanıcılarla buluşturmaktadır. Bu kurumların öncelikli hedefi, arşivlerin dijital ortamda erişilebilirliğini ve kullanıcıların arşive erişimini en üst düzeyde sağlamaktır. Bu hedefe ulaşmak ise dışarıdan görünenin aksine, bütçe sağlanarak, personel, donanım, yazılım gibi faktörlerle birlikte zaman ve yoğun emek harcamalarının sonucunda ortaya çıkmaktadır. Düzenli gelir ya da desteğe sahip olmayan genellikle projelerle çalışmalarda bulunan vakıf, dernek vb. kuruluşlarda zaman zaman bütçe ve maddi sponsor/destek anlamında sorunlar yaşandığı bilinmektedir. Bu nedenle birçok kurumda özel arşiv çalışmaları çoğunlukla proje bazlı ya da arşivin nitelik ve niceliğine bağlı geçici istihdam ile dönemsel çalışmalar çerçevesinde yürütülmektedir. Ayrıca iş gücü sirkülasyonun ve çalışma ekibinin kendi içindeki yer değişimi de tanımlamalardaki farklılıkların sebeplerinden biri olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu durum, iş süreçlerinde bütünlük ve iş takibinde kontrol mekanizması da sağlanamadığında, aynı kurum içerisinde bile olsa yıllar içinde farklı tanımlamaların, içerik ve üstveri kullanımı ile üslup, dil ve imla farklılıklarının ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Gerçekleştirilen çalışmalarda özellikle tanımlama konusunda yapılmış/yapılacak hatalar ve farklılıklar, ilerleyen yıllarda düzeltme ve düzenlemelerle geçmiş çalışmaların tekrardan ele alınmasına sebep olacaktır. Özellikle günümüz ekonomik koşullarında çalışmaların en az hatayla/farklılıkla yapılması ve bütçenin olabildiğince verimli kullanılması gereklidir. Günümüz ve gelecekteki kullanıcılara hizmet vermek için ve geçmişle geleceğin arasındaki bağı ortaya koymada önemli bir yere sahip olan özel arşivler, ancak kullanıcıları tarafından erişilebildiklerinde bu misyonlarını yerine getirebilecektir. Aynı kurumdaki farklı koleksiyonlar için yapılan çalışmalarda, tanımlama yapan personelin kurum için oluşturulmuş destekleyici ortak bir dokümana sahip olmamaları, tanımlamalardaki farklılıklara neden olacaktır. Benzer malzemelere yapılacak farklı tanımlamalar ise kullanıcıların erişimine engel olacağı gibi, aslında var olan ama erişilemeyen malzeme de yok zannedilecektir. Kurumsal bir doküman oluşturulmuş olsa bile, farklı kişilerin yaptığı tanımlamalar, önceden belirlenmiş kontrol süreçlerinden geçirilmediğinde de yine ilerleyen yıllarda, telafisi zor olan sonuçlara sebep olacaktır. Bu nedenle özel arşivlerde sürdürülebilirlik konusu sadece bütçe kapsamında değil özel arşivlerin yönetim süreçlerinin tümünde ele alınmalıdır. Bu çalışmada, yapıları gereği zaman zaman tanımlanmaları güç olan özel arşivlerle ilgili kurumsal bir tanımlama rehberinin oluşturulmasının önemi ve gerekliliği, kurumsal kontrol süreçlerinin oluşturulması ve çalışanların bu sürece entegrasyonu ele alınacaktır. Yapılacak çalışmalar ve düzenlemelerin faydaları, kurumun sahip olduğu arşiv, faaliyet ve ihtiyaçlar doğrultusunda ortaya konulacak üstverilerden meydana getirilecek bir tanımlama şablonun gerekliliği üzerine tartışılacaktır. Aynı zamanda çalışanların tanımlama yaparken faydalanabileceği yine aynı üstverilerin açıklamalarıyla birlikte malzeme türüne göre çeşitlendirilmiş ve detaylı olarak örneklendirilmiş bir tanımlama rehberinin oluşturulması ve tanımlamanın bitirilmesinden sonra gerçekleştirilecek kontrollü iş süreçlerinin gelecekte sağlayacağı katkılar ele alınacaktır. Bu çalışmanın gelecekte kurumsal tanımlama rehberlerinin hazırlanmasına ve uygulanmasına ya da kullanılan tanımlama rehberlerinin kamunun erişimine sunulmasına katkı sağlaması umulmaktadır.
Private archives have gained increased attention and
significance in recent times due to their structures that support existing
knowledge and sometimes provoke rethinking of the past with new questions. This
interest and importance have manifested in the greater consideration of private
archives in social media, web pages, and academic works (articles, books,
theses, etc.), as well as in their accessibility and utilization as sources in
research. Concurrently, institutions with private archives are making more efforts
to make their collections accessible to users through different projects and
new initiatives. The primary goal of these institutions is to ensure the
accessibility of archives in digital formats, thereby maximizing user
access. However, achieving
this goal often
requires budget allocation,
personnel, hardware, time, and substantial effort, contrary to what may
appear on the surface.
In organizations that do not have regular income or support, such as foundations and associations, it is known that there are occasional difficulties in terms of budget and financial sponsorship or support. Consequently, private archive projects are typically conducted through project-based temporary employment or seasonal work, depending on the quality and quantity of the archive. Additionally, workforce turnover and changes within the working team are factors contributing to differences in descriptions. When control mechanisms are not established in the workflow and work monitoring due to a lack of continuity, even within the same institution, differences in descriptions, content, metadata usage, as well as style, language, and grammar inconsistencies can emerge over the years. Errors and variations, especially in descriptions, made or to be made in studies, will lead to the reevaluation of past works with corrections and adjustments in the future. Particularly in today's economic conditions, it is essential to conduct studies with minimal errors or discrepancies and to use the budget as efficiently as possible.
Private archives play a crucial role in serving
present and future users and bridging the gap between the past and the future.
However, their significance can be realized only when they are accessible to
users. In studies conducted on different collections within the same
institution, the absence of a common, supportive document for those involved in
the description process leads to differences in descriptions. Furthermore, different
descriptions for similar
materials can hinder
user access, and
material that actually exists but
cannot be accessed may be mistakenly assumed to be non-existent. Even if a
corporate document is created, descriptions made by different individuals, if
not subjected to predefined control processes, will lead to consequences that
are difficult to rectify in the future.
Therefore, the issue of sustainability in private archives should be addressed not only within the budget but also in the context of all management processes of private archives. This study will address the importance and necessity of creating a corporate description guide for private archives, which are sometimes challenging to describe due to their structures. It will also discuss the establishment of corporate control processes and the integration of employees into this process. The benefits of the planned activities and regulations will be debated, and the necessity of a description template to be created based on metadata produced according to the archive, activity, and needs of the institution will be emphasized. Additionally, a description guide, diversified by material type and extensively exemplified with explanations of the same metadata that employees can use during description, will be prepared. Finally, the contributions of controlled workflow processes to be carried out after the description is completed in the future will be discussed. It is hoped that this study will contribute to the preparation and implementation of corporate description guides in the future or the accessibility of used description guides to the public.