Akademik Veri Yönetim Sistemi
Metaverse ve Bilgi Yönetimi: eBelge Yönetimi - eArşivler - NFT - Veri Merkezleri - Bilgi Güvenliği, Burcu Yılmaz,M.Oytun Cibaroğlu,Bahattin Yalçınkaya,Fahrettin Özdermirci,Mehmet Torunlar, Editör, Ankara Üniversitesi, Ankara, ss.213-242, 2023
Bilgi çağı olarak da adlandırılan dijital çağ; teknolojiyi ön plana çıkaran ve teknolojiyi kullanan bir
çağ olmasıyla hayatımızı etkilemiştir. Bu etki eğitim, kültür, yönetim gibi birçok alanda kendini
göstermiştir. Bu alanlardan biri de kuşkusuz bilgi ve belge yönetimidir. Dijital çağda meydana gelen
değişimlerle birlikte belgelerin oluşturulma ve kullanım şekillerinde değişiklikler meydana gelmiştir.
Geleneksel yöntemlerle kâğıt ortamında üretilen bilgi ve belgeden, dijital ortamda üretilen/doğan bilgi
ve belgeye (born-digital record) geçiş söz konusudur. Belgeler artık fiziksel ortamlar yerine dijital
ortamda üretilmeye başlanmıştır. Bu tür belgeler “born-digital record” olarak adlandırılmaktadır.
Dijital belgeler (born-digital record) dijital formatta oluşturulmuş belgelerdir (What are born-digital
records?, 2020, 13 Şubat). Genel olarak yurt dışında, dijital belgelerin arşive transferi konusunda bir
farkındalık ve bu konunun zorlukları hakkında bir bilinç bulunmaktadır. Yapılan literatür taramasına
göre, ululararası alanda konu ile ilgili çalışmalar ve projeler başlamış ve devam etmektedir. Türkiye'de
dijital belgelerin yönetimine yönelik süreçler ve standartlar vardır, ancak dijital transfer gibi belirli
alanlarda bir yol haritasının veya resmi bir devlet politikasının olmaması bu konudaki çalışmaları
kısıtlamaktadır.
Bu kapsamda çalışmamızın amaçları; dijital çağ ile birlikte Türkiye’deki kamu kurumlarında dijital
süreklilik bağlamında dijital belgelerin ayıklanması, değerlendirmesi, hassasiyet incelemesi, dijital
süreklilik ve uzun süreli koruma konularında izlenen yol ve yöntemleri ortaya çıkarmak ve Türkiye’de
dijital belgelerin milli arşive devri konusunda kurumlara farkındalık sağlamak olarak belirlenmiştir.
Çalışmanın problemi; “Türkiye’de kamu kurumlarında dijital süreklilik bağlamında ulusal ve
kurumsal boyutlarda farkındalık eksikliği, teknik ve hukuksal altyapı yetersizliği yaşanmaktadır”
şeklinde oluşturulmuştur.
Araştırmanın temel hipotezi; “Türkiye’de kamu kurumlarında dijital belgelerin kurumdan arşive
transfer aşamasına kadar gerekli olan bilgi ve belge yönetimi süreçlerinin teknik ve hukuksal altyapısı
yeterli/beklenilen düzeyde değildir” şeklinde tanımlanmıştır.
Araştırmanın kapsamını Türkiye’de dijital belgelerin bilgi yönetim süreçlerine dair veri sağlayabilecek
kamu kurum ve kuruluşları ile Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayınlanan 2020-2024 stratejik
planında yer alan dış paydaşlar olarak iş birliği yapılan kurumlar oluşturmaktadır. İlgili kurumlara
anket çalışması yapılmıştır. Araştırmada soruların değerlendirilmesi için Statistical Package for the
Social Sciences (SPSS) 21 programından yararlanılmıştır.
The digital age, also called the information age, has influenced our lives as it is an era where
technology and its use is emphasised. The effect of the technological age has been witnessed in many
fields including education, culture and management. One of these areas is undoubtedly information
and records management. The changes in the digital age, have also impacted on, and changed the way
records are created, and the way in which they are used. There has been a transition from paper
medium based information and records managed with traditional methods to digital information,
where born records are produced in digital media. Records are now being produced in a digital
environment instead of a physical one. Such records are called “born-digital record”. Born-digital
records are records created in digital format (What are born-digital records?, 2020). Generally
speaking, internationally, there is an awareness of the processes relating to the transfer of digital
records to the archive, and also an consciousness of its difficulties. A review of the literature on the
subject reveals that research globally on the subject is underway. In Turkey, there are processes and
standards for the management of digital records, however the absence of a road map or formal
government policy on certain areas such as digital transfer, restricts the work on this issue. The need
for a roadmap on the subject is essential. Most electronic transactions are carried out through
information management systems and processes can’t go beyond such systems.
The objectives of our work in this context are determined as the digital appraisal, selection and
transfer, digital continuity and long-term preservation of digital records in the context of digital
continuity in public sectors in Turkey. Additionally, we aim to reveal the methods and approaches
followed in digital continuity and long-term preservation and raise awareness among public sectors in
Turkey about the transfer of digital records to the national archive.
The problem statement of the study at hand is, "There is a lack the desired level of awareness at both
national and institutional levels regarding digital continuity in public institutions in Turkey, as well as
inadequate technical and legal infrastructure".
The basic hypothesis of the research of the study is; " Turkish public institutions lack the desired level
of awareness, technical and legal infrastructure for the implementation of processes for digital
information and records management leading to digital transfer ".
The scope of the research comprises of obtaining authentic data from various Turkish sector public
bodies that will render the data obtained during the research meaningful and reliable and the
institutions that cooperate as external stakeholders included in the 2020-2024 strategic plan published
by the Presidency of State Archives. A survey was conducted with the relevant institutions. SPSS 21
(Statistical Package for the Social Sciences) program was used to evaluate the questions in the
research.