Elektronik Belge Yönetimimde Personel Farkındalığının Uygulama Sürecine Etkisi: Bağcılar Belediyesi ve Marmara Üniversitesinin Karşılaştırmalı Analizi
Atıf İçin Kopyala
Saydam V., Yalçınkaya B.
Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, sa.9, ss.1-25, 2018 (Hakemli Dergi)
Özet
Değişen ve gelişen teknoloji, her alanda olduğu gibi belge yönetimi alanındaki iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesinde önemli değişikliklere sebep olmaktadır. Organizasyonlar teknolojik etkinin yanı sıra hizmet ve kalite standartlarında artış, rekabet anlayışı ve yasal zorunluluklar gibi etkenlerden dolayı bu değişikliklere uyum sağlamak durumundadır. Gerçekleştirilmek istenen e-değişim, organizasyonun temelde bütün faaliyetlerinin elektronik ortama aktarılmasına sebep olmakla birlikte faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde en önemli faktör olan insan gücünün de etkilendiği farklı değişimlere neden olmaktadır. Gerçekleştirilen e-dönüşüm projelerinde personelin yeni sisteme karşı tutum ve davranışlarının; uygulanan sistemin devamlılığına etki ettiği, olumlu tepkilerin sürdürülebilirliğe katkı sağladığı, olumsuz tepkilerin ise sistemin sürdürülebilirliğini zor duruma düşürdüğü görülmüştür. Bu araştırmanın amacı, özellikle Elektronik Belge Yöntemi Sistemine (EBYS) geçişte kurum ve kuruluşlara yol göstermek ve bu tür bir değişimi sadece teknik boyut ile değil aynı zamanda sosyal ve psikolojik boyutu ile düşünmeleri konusundaki öngörülerin ispatlanmasını sağlamaktır. Bu doğrultuda, farklı yapıdaki iki kamu kurumunda EBYS uygulamasına geçiş sürecinde personel farkındalığının değişim sürecine etkisi ve değişimin başarıyla gerçekleştirilebilmesi adına farkındalığın nasıl arttırılabileceği literatür, yapılan değerlendirmeler ve anket çalışmasıyla ele alınmıştır. İki kurum çalışanlarının EBYS ile ilgili tutum, davranış ve düşünceleri 5’li likert ölçeği kullanılarak nicel araştırma yöntemleriyle incelenmiştir. Yapılan testlerin sonuçlarına göre gruplar normal dağılım koşulunu yerine getirmediği için Bağımsız T Testi yerine non-parametrik Mann Whitney U Testi uygulanmıştır. Çalışma sonucunda personel farkındalığının EBYS uygulama sürecine katkı sağladığı görülmüştür. Personelin bilgilendirilmesi, düşüncelerinin alınması ve projeye katılımının sağlanmasının, üst yönetim desteği ve sistem eğitimlerinin sürekliliğinin EBYS uygulamasının başarısı için önemli hususlar olduğu ortaya çıkarılmıştır.