Adli emanet bürosundaki eşyaların korunması ve arşiv kayıtlarının yönetimi


Thesis Type: Postgraduate

Institution Of The Thesis: Marmara University, Institute Of Turkic Studies, Department Of Information And Document Management, Turkey

Approval Date: 2019

Thesis Language: Turkish

Student: Zübeyir Oluğ

Consultant: Remziye Tuba Karatepe

Abstract:

ÖZET Adalet, insanlık tarihi kadar eski bir kavramdır. Ayrıca adalet, devletlerin asli ve kurucu felsefeleri arasında yer almış bir unsurdur. Adaletin tesisinde, olayların aydınlatılmasında, suçun ispatı, suçlunun tespiti, masumiyetin korunması önemli bir yer teşkil etmektedir. Bu da ancak delil ile sağlanabilmektedir. Delil, bir olayın aydınlatılmasındaki asli unsurdur. Deliller sayesinde suç tespit edilebilmekte, suçluya ulaşılmakta, masumiyet ispat edilebilmektedir. Bu nedenle delillerin en nitelikli şekilde toplanması, en iyi şekilde muhafaza altına alınması gerekmektedir. Delillerin araştırılması, toplanması ve muhafaza altına alınması sonrasında sağlıklı bir yargılama yapılarak adalet tesis edilebilecektir. Adaletin tesis edildiği mekânlar günümüzde adliyelerdir. Adliyelerde de bahse konu delillerin muhafaza altına alındığı mekânlar ise tezimin konusunu oluşturan Adli Emanet Bürolarıdır. Adli Emanet Bürolarında, soruşturma ve kovuşturmalara ait deliller muhafaza edilmektedir. Ancak bahse konu muhafaza şartları günümüzde arşivcilik mantığından uzak, usta çırak ilişkisi ile yapıla gelmiş bir durum arz etmektedir. Soruşturma ve kovuşturmaların dayanağını teşkil eden delillerin, arşivcilik standartlarında ayıklaması, tasnifi, korumasının yapılarak erişime sunulması gerekmektedir. Her yıl milyonlarca davanın açıldığı ülkemizde, açılan her davaya dair delil bulunduğu da dikkate alınırsa meselenin ne kadar ciddi olduğu gözden kaçmayacaktır. 2019 yılı itibarıyla Bakırköy Adli Emanet Bürosunda yaklaşık 500.000 delil muhafaza edilmektedir. Delillerin basit birkaç eşyadan ibaret olmaması, karmaşık sorunları ortaya çıkarmaktadır. Bu nedenle muhafaza edilmekte olan binlerce delilin akademik standartlara göre tasnifinin yapılması, koruma şartlarının iyileştirilmesi ve erişiminin kolaylaştırılması gerekmektedir. Akademik standartların belirlenmesi ve bu standartların adli emanet bürolarında uygulanması da ancak emanet memuru olarak Bilgi ve Belge Yönetimi (BBY) bölümü mezunlarının istihdam edilmesiyle mümkün olacaktır. Zira BBY mezunlarının ihtisas alanı arşiv, arşivleme, bilgi ve belge yönetimidir.Delillerin zarar görmemesi açısından, eşyaların birbirine yakın özellikleri ve korunma şartlarına uygun olarak tasniflenmesi koruma faaliyetlerini kolaylaştıracaktır. Uygun ortamlarda korumaya alınan delillerin gerekli fiziksel alanlarının oluşturulması, erişim faaliyetlerinin daha sağlıklı olmasına fayda sağlayacaktır. Büyük eşya yığınları, yüz binlerce eşyanın muhafaza edildiği depolar arasında delillerin hızlı bir şekilde bulunması, hızlı bir şekilde erişime sokulması teknik alt yapıların kurulmasıyla mümkün olacaktır. Teknolojik gelişmeler sayesinde erişimi kolaylaştıracak birçok çözüm bulunmaktadır. Bu çözümlerden günümüzde en yaygın kullanıma sahip olanı da RFID teknolojisidir. RFID, radyo frekansları ile çalışan bir çeşit barkod teknolojisidir. RFID barkodları sayesinde eşyaların sayım ve arama faaliyetleri hızlanmış ve çok kolaylaşmıştır. Bahse konu teknoloji özel sektör tarafından yaygın şekilde kullanılmaktadır. Adli emanet bürolarında bulunan eşyaların da RFID teknolojisiyle donatılması, depolarda muhafaza edilmekte olan eşyalara daha hızlı ulaşılmasına, hizmet kalitesinin artmasına, kontrol mekanizmalarının daha etkin kullanılmasına imkân sağlayacaktır. İÇİNDEKİLER IV ÖNSÖZ VII ÖZET X ABSTRACT XII KISALTMALAR LİSTESİ XIV TABLO LİSTESİ XV RESİM LİSTESİ XVI GİRİŞ 1 I. BÖLÜM 4 ARŞİV SİSTEMİ 4 1. 1. Arşiv Tanımı ve Tarihi 5 1. 2. Arşiv Belgesi 7 1. 3. Arşivleme 8 1. 3. 1. Tasnif 9 1. 3. 2. Koruma 11 1. 3. 3. Erişim 12 1. 4. Arşivci 13 1. 5. Arşiv Türleri 14 1. 5. 1. Bir Arşiv Türü Olarak Adli Emanet Bürosu Arşivleri 14 II. BÖLÜM 16 HUKUK SİSTEMİ 16 2.1. Hukukun Temel Kavramları 16 2.1.1. Hukuk Düzeni 16 2.1.2. Suç 17 2.1.3. Delil 19 2.1.4. Hukuk Devleti 21 2.2. Türkiye Cumhuriyeti Devleti Teşkilatı 22 2.2.1. Türkiye Cumhuriyeti Yargı Teşkilatı 25 2.2.2. Adliye Teşkilatı 27 III. BÖLÜM 33 ADLİ EMANET BÜROSU 33 3.1. Tanımı 33 3.2. Mevzuat 36 3.3. Personel 36 3.4. Adli Emanet Bürosunda Muhafaza Edilen Eşya Türleri 37 3.5. Suç Eşyasının Adli Emanet Bürosuna Teslim Edilmesi Sürecinde İşleyiş 48 3.6. Suç Eşyasının Adli Emanet Bürosuna Teslim Edilmesinden Sonraki Süreçte İşleyiş 49 3.6.1. Tasnif 60 3.6.2. Koruma 60 3.6.3. Erişim 61 IV. BÖLÜM 63 ADLİ EMANET BÜROSUNDA ARŞİV ÇALIŞMALARINDA KARŞILAŞILAN PROBLEMLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 63 4.1. Mevzuat 63 4.2. Personel 69 4.3. Tasnif 73 4.4. Koruma 78 4.5. Erişim 83 4.5.1. Barkod 87 4.5.2. RFID 88 4.5.3. Barkod ve RFID Karşılaştırma 91 4.6. Ayıklama 93 Neden Güvenli Bir Sisteme İhtiyaç Duyulduğunu Gösterir Örnekler 95 SONUÇ VE ÖNERİLER 98 EKLER 101 KAYNAKÇA 129 -------------------- ABSTRACT Justice is as old as human history. In addition, justice is a fact that has been among the principal and founding philosophies of the states. In the establishment of justice, in the elucidation of the events, the proof of the crime, the detection of the offender and the protection of innocence constitute an important place. This can only be achieved by evidence. The evidence is the essential fact of in the elucidation of the event. With the help of the evidence, the crime can be determined, the criminal is reached, and the innocence can be proved. For this reason, the evidence should be collected in the best way and kept in the most qualified manner. Justice will be established by conducting a sound trial after investigating, collecting and keeping evidence. The places where justice is established are the courthouses nowadays. In the courthouses, the places where the evidence is kept under protection are the Forensic Safety Bureaus which constitute the subject of my thesis. Evidence of investigations and prosecutions is maintained in the Forensic Safety Bureaus. However, in the current conditions, this enclosure has been made with the master apprentice relationship away from the logic of archiving. Examinations, classification, protection and access activities should be carried out in the archival standards of the evidence constituting the basis of the investigations and prosecutions. In our country, where millions of cases are opened each year, it is not taken into consideration the seriousness of the matter if it is taken into consideration that there is evidence of every case opened. At present, approximately 500.000 evidence is maintained in the Bakırköy Forensic Safety Bureau. The fact that the evidence does not consist of a few simple items raises complex problems. For this reason, such evidence should be classified, protected and accessed according to academic standards. In order to avoid damaging the evidence, the properties of the items close to one another and their classification in accordance with the protection conditions will facilitate the protection activities. The creation of the necessary physical areas of evidence protected in appropriate environments will benefit the health of access activities. The rapid accumulation of evidence between large warehouses and huge warehouses will be made possible by the establishment of technical infrastructures. Thanks to technological advances, there are many solutions to facilitate access. The most common use of these solutions is RFID technology. RFID is a kind of barcode technology that works with radio frequencies. Thanks to RFID barcodes, the counting and search activities of the goods have become very easy. Equipped with the RFID technology of the goods found in the Forensic Safety Bureaus, it will enable to reach the items stored in the warehouses more quickly, increase the service quality and use the control mechanisms more effectively.